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Cliente A: – Bom dia. O Renato está, por favor? Gostaria de fazer um pedido urgente.
Atendente: – Bom dia. Ele está em reunião. O senhor poderia ligar mais tarde?
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Cliente B: – Boa tarde. Aqui é Schmitt, da empresa Royal. Preciso falar com Roberta, gerente da conta da nossa empresa. Estamos em busca de informações sobre uma verba para capital de giro.
Atendente: – Olha Sr. Schmitt, esse assunto é só com Roberta. Mas durante toda a tarde ela estará em reunião. Tente ligar amanhã a partir das 10h.
Quantas vezes você já vivenciou situações como essas nos últimos 12 meses? E como você se sentiu? Satisfeito, prestigiado, menosprezado?
Reuniões são importantes, claro. Mas não há como negar que a sua quantidade mais atrapalha do que ajuda: são longas, fazem com que os colaboradores percam parte do expediente e podem não resolver os problemas que motivaram o próprio encontro.
O que se observa com muita frequência é a realização de constantes reuniões nas empresas, sejam elas de qualquer segmento ou tamanho. E estamos falando de reuniões presenciais ou virtuais. A internet e suas diversas ferramentas facilitaram e talvez até aumentaram a quantidade de reuniões, por evitarem deslocamentos, eliminarem despesas e permitirem também a utilização de materiais audiovisuais.
Você já se perguntou a razão de tantas reuniões? Não, nem sempre é falta de organização e de planejamento estratégico. Os motivos podem ser inúmeros. E não se discute aqui a importância das reuniões internas. O que se quer debater e repensar é a sua frequência e tempo de duração!
Reunião – Procedimento gerencial ou de comunicação?
Para começar, as reuniões servem muito mais como um procedimento gerencial, no sentido estrito do termo, ou de comunicação interna? Qual deles é o mais significativo em sua empresa: gerencial ou comunicativo?
Importância da comunicação
Você imagina que a reunião ainda é a forma mais eficaz de comunicação empresarial interna? Mais eficaz do que quadro de avisos, audiovisual nos refeitórios, e-mail, SMS, WhatsApp e jornal impresso interno?
Para você, a reunião é a melhor forma para coletar as novas ideias, opiniões e sugestões dos colaboradores em seus diversos níveis? Melhor do que a pesquisa de clima/satisfação, do que as entrevistas semestrais de avaliação de desempenho e demais técnicas utilizadas para “ouvir” a equipe?
Vale lembrar que o ato de comunicar não deve ser visto apenas como um processo de transmissão de informações, mas, também, como uma maneira de possibilitar o entendimento da mensagem e entre as pessoas. É por meio da comunicação que o ser humano manifesta o que se passa na sua vida interior, transmite os seus sentimentos, pensamentos, esclarece, interage e conhece o que os outros sentem e pensam. Desta forma, consegue ampliar os seus conhecimentos, tornando-se capaz de transformar a si mesmo e à realidade. A comunicação é um processo imprescindível em qualquer organização que vise a realização de ações coordenadas entre os seus diferentes níveis.
Solução de problemas
Em muitas empresas, as reuniões são percebidas como um espaço destinado apenas para resolver problemas emergenciais, não como um momento estabelecido e planejado, em que devem ocorrer discussões, reflexões, manifestações de expectativas, opiniões e sentimentos, e ainda para promover uma maior integração entre os membros da equipe.
No entanto, por meio das reuniões podem ser trocadas ideias e experiências, tornar-se um espaço para estudos e divulgação de conhecimentos, o que implica crescimento para toda a equipe e melhoria da qualidade do serviço prestado ao cliente.
Pergunta importante:
Em sua organização, as reuniões se tornaram um procedimento banalizado ou valorizado com alto valor agregado?
Motivos para se reunir
Quais os motivos que levam as organizações a promoverem reuniões? São diversos, é claro, mas dentre os que mais ocorrem podem ser citados os seguintes tipos:
1. Solucionadora: para resolver problemas.
2. Motivacional: para dar feedback e cumprimentar os que apresentaram bom desempenho.
3. Informativa: para expor novidades de mercado e apresentar desempenhos.
4. Integrativa: priorizar a boa comunicação, visando a produtividade.
5. Orientativa: para esclarecer não conformidades.
6. Confraternização: para comemorar datas festivas.
Quais desses motivos para se reunir é o mais recorrente em sua empresa?
Contraponto das reuniões
Tantas reuniões são realmente vitais? Podem ser mais espaçadas? Podem ser mais curtas? Podem envolver menos profissionais de sua equipe?
Se a sua empresa já possui um plano estratégico, planos táticos por departamentos e setores, tem cronograma de implementação das atividades e os respectivos responsáveis por isso, tem orçamento detalhado e data definida de execução dos projetos de acordo até mesmo com o fluxo de caixa, os gerentes têm liberdade de decisão e muito mais, então quais seriam as razões da existência de tantas e demoradas reuniões?
Vamos, juntos, imaginar algumas possíveis razões, além dos motivos já citados?
• Apesar de haver um plano aprovado e consensado, nada se faz sem a aprovação de um colegiado ou do presidente.
• Há muitos problemas de produto e logística que acontecem no dia a dia e que não estavam previstos.
• Os concorrentes semanalmente trazem ao mercado novas promoções e alterações de preços.
• Determinados setores internos passaram a enfrentar problemas de não conformidade em decorrência de insumos externos e/ou de problemas motivacionais e disciplinares da equipe.
• Há novos produtos e serviços a serem pesquisados, desenvolvidos e lançados. Para que isso aconteça com sucesso, é preciso reunir os principais responsáveis por cada processo.
Custos x benefícios das reuniões
A sua empresa já pensou em quantificar em reais o resultado de cada reunião (custo x resultados financeiros gerados pelas decisões tomadas) e, ao final de cada ano fiscal, avaliar o seu impacto financeiro no orçamento do departamento e da empresa como um todo?
Com qual processo ou ferramenta e em qual intervalo de tempo a sua empresa avalia os resultados de cada reunião nos diversos graus hierárquicos em que elas ocorrem?
Há alguma norma formal utilizada pelos participantes das reuniões a ser seguida pelos mesmos, para transmitir a cada respectiva equipe o teor das decisões tomadas e as ações a serem implementadas como decorrência, com prazo estabelecido e os respectivos responsáveis?
Estrutura para reuniões virtuais
Quais os recursos virtuais que a sua empresa emprega para realizar as reuniões não presenciais internas e externas?
Qual o grau de domínio de tais ferramentas pelos usuários? Eles obtêm o melhor retorno dos recursos disponíveis nessas ferramentas?
Hierarquia
As equipes que se reúnem e tomam decisões, diretrizes etc. em colegiado, bem como o próprio poder desse grupo, não se encontram representadas nos organogramas. Esse esboça a linha de poder decisório individual de cada cargo e em cascata, porém não em equipe.
Para algumas pessoas, ser parte de uma equipe, de um grupo que se reúne para trabalhar, pode significar a sua própria sobrevivência, pela possibilidade de camuflar seus fracassos pessoais, enquanto que para outras pode significar a possibilidade de atingir o sucesso.
Em uma equipe todos podem – ou deveriam poder – contribuir com ideias e opiniões para a solução de problemas, para novos produtos e serviços, para redução de custos etc. Essa característica essencial do trabalho em equipe faz com que as chances de êxito na resolução sejam maiores. Quando se discute coletivamente um assunto, tem-se a oportunidade de tratá-lo sob várias abordagens e pontos de vista, o que possibilita que se reflita melhor sobre o tema e, ainda, que se conheça a percepção dos demais membros da equipe sobre o assunto colocado em discussão.
Então isso nos conduz a alguns questionamentos:
• Todos os participantes das reuniões têm o mesmo poder opinativo quando se faz necessária tomar uma decisão ou votar por determinado investimento?
• Como os colaboradores internos e representantes percebem, comentam e valorizam as reuniões habituais como procedimento gerencial e decisório de sua empresa?
• Eles entendem a importância delas?
• E como sentem a ausência de seus superiores quando as reuniões são constantes e demoradas?
• As atividades regulares diárias dos profissionais ficam suspensas enquanto eles se encontram em reunião ou alguém de sua equipe as executam?
Cliente e consumidor
Já que os clientes e consumidores, apesar de serem a razão de ser de uma empresa, não se encontram representados nos organogramas tradicionais, que apenas incluem os colaboradores e seu respectivo nível de poder na estrutura, quem advoga pelos clientes e consumidores, quem se posiciona pelos seus interesses e direitos nas decisões tomadas em uma reunião, por exemplo?
E após implementada a decisão, qualquer que seja o impacto direto ou indireto sobre os clientes/consumidores, quem é o responsável por fazer o follow up, para averiguar se eles ficaram satisfeitos e/ou se beneficiaram de alguma forma com tais decisões?
CONCLUSÕES
Esperamos, com essas reflexões, haver conseguido debater a prática equilibrada da realização de reuniões nas organizações, independente do seu ramo de atuação e tamanho.
Aperfeiçoe o planejamento; detalhe mais os orçamentos; delegue; incentive o comprometimento da equipe com a satisfação dos clientes e por resultados. Feito isso, avalie a frequência e duração das reuniões; priorize a eficácia delas, sejam gerenciais ou de comunicação; pense nos clientes e fornecedores que fazem contatos enquanto a equipe se encontra em reuniões; acabe com a sua banalidade; valorize, agregue valor a esses encontros; melhore a sua organização e em especial reduza os seus custos; maximize os resultados de cada reunião.
Sugerimos ainda que as empresas possam readequar as suas condutas, com o objetivo de propiciar encontros que sejam percebidos como um momento de grande importância, e repetindo, percebidos como valor agregado ao processo de trabalho, com o compromisso de trazerem grandes contribuições para as empresas e a cada colaborador em particular.
As reuniões são canais de comunicação muito efetivos, principalmente quando o objetivo for iniciar um projeto, fazer feedback para realinhar e reorientar, evidentemente para avaliar o desempenho e inclusive quando da conclusão de um projeto.
As reuniões não devem jamais substituir o acompanhamento da liderança. Nesse aspecto, os próprios colaboradores devem ser incentivados a se reunirem durante o processo de um projeto até mesmo no próprio posto de trabalho, ou seja fazerem o “corpo-a-corpo” para que o processo não seja interrompido a todo e a qualquer momento, no aguardo da ocorrência de uma reunião deliberativa para a próxima etapa.
O estilo de liderança e o grau de maturidade e conhecimento dos integrantes no contexto em que a rotina é conduzida e/ou o projeto é executado, são determinantes para se obter o melhor retorno desta ferramenta e, principalmente, que ela facilite o atingimento do resultado almejado!
Em um próximo artigo abordaremos os tipos mais comuns de reuniões e daremos sugestões quanto à sua organização.
